Retraite urbaine : tous les essentiels pour une organisation fluide et réussie

Suite à la retraite urbaine animée par notre équipe de profs de folie le 23 mars 2025, nous avons listé quelques éléments qui pourront être utiles à d’autres pour organiser leur propre retraite urbaine.

Coordination

• Une personne référente (leader) prend l’initiative d’organiser l’événement.

• Elle sollicite une structure (studio, asso, tiers-lieu…) pour obtenir un appui logistique : choix d’une date, réservation d’un espace adapté.

• Une fois l’accord trouvé, elle constitue une équipe de 8 à 10 personnes, avec idéalement 1 à 2 co-organisateur·rices en charge de rôles clés (logistique, communication, animation).

• Désignation d’un référent de la journée / maître du temps, distinct du leader, qui pourra se concentrer sur le fil rouge sans surcharge.

• Création d’un groupe WhatsApp (ou autre messagerie) dédié à l’équipe projet.

Préparation

Programme

• Réunion initiale pour clarifier les objectifs, les valeurs et les contraintes du projet (public cible, tarif, durée, ambiance...).

• Partage des grandes lignes des postures proposées, afin d’assurer une diversité et éviter les redondances dans les pratiques.

• Définir le nombre de participants en fonction de la capacité de la salle et du nombre de professeurs présents (y compris ceux qui restent dans la salle).

• Création d’un tableau partagé (Excel / Google Sheets) avec les timeslots : horaires, intitulés des ateliers, intervenant·es.

• Chaque enseignant·e choisit son créneau et précise le titre + intention de l’atelier, ainsi que le matériel nécessaire.

Communication

• Mise en ligne de l’événement et de la billetterie sur une plateforme de réservation (HelloAsso, Billetweb, etc.).

• Création de supports visuels :

  • Flyers numériques (Instagram format post + story).

  • Affiches imprimables à poser dans les studios et lieux partenaires.

• Chacun·e de l’équipe :

  • Partage régulièrement l’événement sur ses réseaux sociaux (posts, stories, réels).

  • En parle dans ses cours, newsletters et en bouche-à-oreille.

• Rédaction et envoi de 4 newsletters sur 2 mois (1 toutes les 2 semaines) :

• Teasing – annonce de l’événement.

• Présentation des intervenants – leurs styles et spécialités.

• Focus sur les bienfaits – pourquoi s’inscrire.

• Rappel inscription / dernières places disponibles.

• Envoi d’un mail pré-événement aux participants une semaine avant pour leur rappeler toutes les infos pratiques (horaires, lieu, matériel, programme).

• Prévoir des feuilles de droit à l’image, en quantité suffisante en cas de photos/vidéos.

Animation

• Prévoir des activités de connexion entre participants, dès l’accueil mais aussi pendant les pauses :

  • Cercle de bienvenue.

  • Jeux relationnels, questions en binôme, mini-speed meetings, post-it partagés...

• Intégrer un cercle de clôture en fin de journée pour recueillir les ressentis et exprimer les remerciements.

• Soigner les transitions entre pratiques :

  • Musiques douces, consignes claires, gestion fluide du temps, respiration commune.

• Organiser les sessions en blocs de 1h30 à 2h, avec des pauses longues et nourrissantes.

• Attention aux ateliers post-repas : privilégier des pratiques douces, digestives ou introspectives.

Extras

• Désigner un référent pour les photos et vidéos durant la journée.

• Prévoir :

  • Thé, tisanes, fruits secs, gâteaux.

  • Une personne dédiée pour ravitailler les thermos et maintenir l’espace accueil agréable.

• Optionnel : Créer un coin détente avec lecture, cartes d’inspiration, coussins...

• Prévoir un restaurant pour le midi si besoin.

• Organiser un kirtan en fin de journée pour chanter, danser et célébrer ensemble.

Suivi et retours

• Organiser une réunion de débriefing avec l’équipe dans la semaine qui suit.

• Envoi d’un mail post-événement aux participants avec :

  • Remerciements chaleureux.

  • 2 ou 3 questions de retour d’expérience (via un formulaire ou par réponse libre).

  • Comptes Instagram des intervenant·es.

  • Lien vers le site de la structure d’accueil.

Pièges à éviter

• Incrédulité / scepticisme : maintenir le cap malgré les doutes ou résistances internes/externes.

• Impatience : rester constant, régulier, confiant jusqu’à la fin. Ne pas juger le succès trop tôt ("pas assez d’inscrits", "pas assez de likes", etc.).

• Contrôle : Na pas chercher à tout contrôler, laisser la place au rêve, à la spontanéité, l’inattendu, à la surprise.

Mille mercis à toute l’équipe !

Camille, @socamcam, Magaly, @yoga_day_by_magaly, Misuzu, @misuzu_ventenpoupe, Thomas, @shamansambatr, Eléonore, @elay.b_yoga, Olivier, @olivier_prepamental, Carla, @carla_anglr, Patricia, @patricia.alejandra.s.m, Fanny, @bellevillesankalpa_yoga, Antoine, @nandi_yogi